Czym są i kto powinien prowadzić księgi handlowe?

Prowadzenie ksiąg handlowych jest ważnym elementem każdego biznesu. Księgi handlowe służą do rejestrowania wszystkich transakcji finansowych i informacji dotyczących działalności gospodarczej. Które dokładnie podmioty mają obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg oraz jakie ewidencje należy w związku z tym prowadzić?

Co to jest księgowość?

Termin „księgowość” ma długą historię. Wywodzi się ze średniowiecza, gdy kupcy i handlowcy wpisywali do swoich ksiąg i rejestrów przychody i wydatki.

Obecnie to rozbudowany system zapisu wszystkich firmowych transakcji — obrotów, sald, aktywów i pasywów. Prowadząc działalność gospodarczą, firma może zlecić prowadzenie ksiąg handlowych zewnętrznym biurom rachunkowym.

Kto może prowadzić księgi handlowe?

Każda osoba może prowadzić biuro rachunkowe. Warto jednak, by nadzór nad księgami handlowymi był sprawowany przez osoby posiadające uprawnienia, czyli tzw. biegłych rewidentów lub biegłych księgowych.

Księgi handlowe są z reguły prowadzone w formie papierowej, ale wiele firm dzisiaj wybiera prowadzenie ich w systemie elektronicznym, aby ułatwić i usprawnić kontrolę nad ich prowadzeniem. Istnieje wiele systemów finansowych oraz programów komputerowych, które ułatwiają śledzenie rachunków.

Jakie firmy są zobowiązane do prowadzenia ksiąg?

Wprowadzona w 1995 roku ustawa określa, które podmioty muszą prowadzić księgi rachunkowe i na jakich zasadach. Księgowość musi być prowadzona w sposób uwzględniający zarówno wierzycieli, jak i organy publiczne, tak aby możliwe było przedstawienie dokumentacji dotyczącej działalności finansowej spółki.

Ustawa o rachunkowości w artykule 2 informuje, jakie podmioty gospodarcze muszą prowadzić księgi rachunkowe. Są to m.in.:

• spółki prawa handlowego,
• niektóre osoby fizyczne,
• spółki cywilne,
• spółki jawne,
• inne podmioty jak np. jednostki gminne, powiaty.

Uproszczona księgowość a pełna księgowość — jaka jest różnica?

Firmy niemające obowiązku prowadzenia ksiąg pełnych, mogą je prowadzić dobrowolnie. Uproszczona księgowość jest szybszym i tańszym sposobem na prowadzenie księgowości niż korzystanie z usług profesjonalnego księgowego.

Pełna księgowość pozwala firmie na utrzymanie dokładnych i aktualnych danych finansowych. Umożliwia to lepsze planowanie finansowe, kontrolę nad budżetem i wydatkami, a także lepszą ocenę wyników finansowych firmy. Roczne sprawozdania finansowe prowadzone w postaci pełnej księgi w przejrzysty sposób odzwierciedlają sytuację finansową firmy

Dlaczego księgowanie jest konieczne?

Prowadzenie ksiąg handlowych jest konieczne, ponieważ wskazuje bieżące wydatki i koszty działalności. Kontrola ksiąg handlowych pozwala na określenie bilansu zysków i strat. Tylko poprzez stałą kontrolę i czytelny zapis w księgach, firma może opracować własną politykę rachunkowości.

Wymagania narzucone przez ustawę o rachunkowości sprawiają, że prowadzenie ksiąg handlowych to często skomplikowany system. Koszty zatrudnienia księgowego są często zbyt duże dla firm, dlatego z pomocą przychodzi nasze Biuro Rachunkowe. Zapewniamy pomoc w zarządzaniu dokumentacją firmy i ksiąg handlowych w Warszawie oraz w całej Polsce w bardzo atrakcyjnej cenie. Zapraszamy do kontaktu.